01｜技术人才齐，业务分得开，资料却还靠“拼命存U盘”
厦门集第建设工程监理有限公司是一家典型的专业型企业：
房建、市政、水利、地质灾害治理全线资质都有，甚至还具备国家涉密载体印制资质，妥妥的专业顶配。
团队里有注册监理、造价、结构、建造、水利工程等各类工程师——项目是专业的，人是专业的，工作流程也是标准化的。
但你要是看他们怎么传资料、怎么留记录，就会感叹一句：“专业归专业，文件管理还停在十年前。”
我们当时听到的情况是这样的：
- 原有的 FTP 系统还在用，20 和 21 端口对外暴露，权限只分“能看/不能看”，没法控制谁能编辑谁能转发；
- 项目分布全市各地，每天靠微信群发视频发照片做“工作汇报”，既不系统，也没分类；
- 行政资料、企业制度、培训材料，全都躺在行政人员自己电脑里，一旦电脑坏了，资料就“蒸发”了。
一句话总结：他们能守得住施工现场的工程细节，却管不住企业内部的资料命脉。
02｜他们不是想“换个盘用”，是想真正“让知识落地、让汇报有章法”
这家公司不是没意识到问题，而是苦于没找到一个“够专业、又够落地”的系统。
我们给他们部署的是一套赛凡智能云协作平台 · 监理行业专用方案，目标很明确：用一套系统解决“资料乱、权限松、数据散”这三个核心问题。
首先是安全问题彻底解决。
我们把系统部署在公司自有服务器上，不走公网、不开高危端口。文件传输、存储、备份、权限全都在内部完成，RAID5 保障下，即使硬盘损坏也不怕数据丢失。
其次是权限控制精细到了文件级别。
过去一个部门只能粗放授权，现在可以具体到“谁能预览、谁能编辑、谁能分享”。每一次文件操作，包括打开、编辑、下载、分享，系统都有行为记录，出了问题有据可查，不再“谁删的都不知道”。
第三是项目汇报方式彻底升级。
监理人员再也不用每天发十几张图片进群、群里再发回办公室，而是把每个项目建立成独立空间，把每日资料上传进去，领导打开系统一看就清楚今天工地进展，不再靠翻群记录做判断。
最后是“企业知识库”终于建立起来了。
我们帮助行政部门搭建了统一的资料归档空间，从员工手册到建筑规范，从八大员培训到政策文件，统统集中存储。员工可以随时调阅、随地查看，真正实现了“有问题不再靠问，有资料一搜就来”。
而业务部门、作业部门也开始主动积累专业资料，过去大家“各干各的”，现在逐渐形成了“经验沉淀共享化”的氛围，从行业动态、技术交底、到常见问题案例，都能在知识库中查到。
03｜从碎片化操作到系统管理，这家公司终于“把资料这事定下来了”
系统上线后，整个公司的资料管理方式发生了翻天覆地的变化。
项目组不再用微信做汇报，行政人员不用再担心文件只存在自己电脑里，技术人员能随时调出培训材料复习，也能方便地指导新人。
更重要的是，领导层第一次真正能“从系统看业务”，不用问人，不用翻群，不用靠打印。
目前这套系统已经覆盖了全部 88 名员工，涵盖行政、项目、作业三大核心板块，资料总量超过10TB，并仍在持续增长中。系统已稳定运行超半年，成为公司数字化建设中最“扎实好用”的一环。
写在最后：工程要验收，资料也要能交卷
集第监理在行业里从不缺资质、不缺人才、不缺技术，但他们也意识到：资料是企业的骨架，不只是交任务时的“附属物”，更是企业真正的核心资产。
我们不是来帮你上传文件的，我们是来帮你把“经验、流程、标准”这些看不见的东西，沉淀下来，管理起来，活用出去。
你可以没有专业IT团队，但不能没有一套能撑起你项目协作和资料安全的系统。
如果你还在用微信群做项目汇报、还在担心谁电脑坏了资料就没了，那也许——这事你也该认真考虑一下了。