01｜多院区、多科室、多设备，但资料却靠U盘“跑来跑去”
厦门大学附属第一医院是一家真正意义上的“超大型协作型单位”。
- 院本部 + 多个社区分院，日常协调上百个科室；
- 教学、科研、医疗数据并行，资料格式千变万化；
- 各类文档从报告、图像、视频到课件，应有尽有。
但他们的文件管理方式，说出来让人心惊：
“抢救病人用十分钟，找份资料得花三天。”
医生和科室负责人甚至习惯性随身带U盘、移动硬盘，一台电脑坏了，就有可能带走一段时间的数据。更严重的是：资料多处备份导致重复冗余，责任划分模糊，版本失控，连教学视频都可能被误删。
一句话总结：医院各项系统都在信息化，唯独文件系统还停在“靠物理移动设备”的时代。
02｜他们不是想“上个网盘”，而是要一个“像HIS一样稳的文件系统”
厦门一院不是没用过文件工具，但无论是OA文档中心，还是医教平台的存储模块，都解决不了“多人+多点+多权限”的真实问题。
他们找我们时，提了一个要求：“我们要一个像HIS那样的文件系统。稳定、安全、可控，而且不能靠教就能上手。”
于是我们为他们定制部署了赛凡医疗协作平台（多院区版），从根本上解决以下三个难点：
第一，文档分散、查找困难的问题被解决了。
我们帮他们梳理出一套符合医疗业务习惯的文档分类体系：按院区、按科室、按用途归口管理，医生上传资料只需选目录、打标签，系统自动完成归档。
搭配全文搜索，过去要靠记忆+翻硬盘才能找到的病例、文书、教学视频，现在只要关键词就能快速定位。
第二，权限混乱、误删误看的问题被控制住了。
系统默认三类权限角色——医生、研究人员、文控管理员。每类人能看什么、能改什么、能不能下载，都有明确限制。涉及患者数据的资料有单独目录加密处理，一旦有人试图越权访问，系统自动记录。
这不只是为了“规范”，更是为了应对实际医护工作中频繁的人员轮换和协同操作，减少人为出错风险。
第三，合规问题从“心里没底”变成“理直气壮”。
这套系统部署在医院自有服务器，不上公网、不传云端、数据本地化存储——既满足国家对卫生健康行业数据的监管要求，也避免了“上了系统但数据还在别人手里”的尴尬局面。
支持PC端、移动端、平板多端访问，医生在哪儿都能看资料，但资料永远掌握在医院手里。
03｜上线之后，医生说：“终于不怕文件掉队了”
系统部署以来，最直观的变化是“效率”。医生从要翻硬盘、找群文件、敲办公室门要资料，变成“系统里搜一下，马上出来”。教研部门也第一次实现了资料标准化归档，哪位老师的教学视频、哪次讲座的课件，都能被统一存储和复用。
更重要的是，过去因为资料找不到、误删、混乱带来的“隐形加班”，大幅减少。医生和研究人员终于可以把时间放在专业上，而不是当“资料搬运工”。
目前该系统已覆盖院本部及多个下属分院，使用人数超过百人，资料日访问量近千次，已稳定运行近一年，是厦门一院推进“医疗协同”最扎实的一步基础设施建设。
写在最后：医生治病有系统，资料管理也应该一样有章有据
厦门一院从不缺系统，他们有先进的HIS、PACS、LIS系统，能处理诊疗、影像、化验等关键流程。
但他们也意识到：文件系统，是支撑这些关键系统协作、流转、归档的“隐形底座”。
这一次，他们不再将就，而是选择了一套真正适配医院业务的资料系统。
我们不是来替换HIS的，我们只是补上了那块——“文档协作”这个一直被忽视的基础环节。
如果你也在医院工作，是否也曾为“资料在哪儿”“谁改了版本”“文件能不能发出去”焦头烂额过？也许，是时候给你的文件，也配个“医生级别”的系统了。