01｜这是一个在项目管理里能冲锋，文件管理上却常常“自闭”的故事
谨讯软件技术有限公司，成立不久，做事却很快。
这家公司成立于2022年，坐标厦门，是一家专注软件开发和人工智能技术的年轻企业，业务覆盖 AI 算法、区块链平台、网络安全、软件外包等等，项目多、节奏快、战线长。
但他们的烦恼，也正因为“太快”而变得突出：文件一多，就开始乱。
比如：
- 系统林立，研发资料散落在 CRM、ERP 等各个平台里，管理员要来回登录、切换系统，才能找到一份资料；
- 文档共享全靠 QQ、微信，要么传错人、要么下到本地后没人知道被怎么用了；
- 项目人员被派驻到客户现场，常常陷入“我人到了，资料还没到”的尴尬，资料只能靠内部同事“快递邮件”；
- 他们用禅道做项目管理，文件协作却脱节，希望能集成起来，但不知道从哪下手。
说白了，这不是一家公司不重视文件，而是一家“系统太多、效率太乱”的典型研发场景。
02｜不是他们管不了，而是太分散、太不方便
谨讯软件并不是没有意识到这些问题，相反，他们希望有一个平台能“一口气把问题解决了”：
统一文件入口、管住外发风险、支持异地访问，还要能和现有项目管理系统打通。
这些需求听起来不复杂，但实际要做到不容易：既不能打断原有系统，又得能灵活集成；既要安全稳定，又要能让一线员工用得顺手。
他们说：“别给我们讲概念，我们要的是能落地的东西。”
所以我们带去了赛凡智能云协作平台，软硬一体、可私有化部署、支持异地、支持集成、还不用重新教大家“怎么传文件”。
03｜他们做了什么，我们帮他们搞定了什么
✅ 统一存储入口，研发资料不再“东一块西一块”
我们把他们原来分散在多个业务系统（ERP、CRM）中的资料集中到一个平台里，统一存储、统一管理，管理员再也不用满世界找文件。
✅ 告别QQ传文件，安全分享可控可追踪
平台支持内部和外部共享，支持word、excel、pdf等格式的在线预览，不用下载到本地也能看。还能设置权限，比如“只读不可下载”，避免文件被二次扩散。
✅ 异地办公无障碍，外派员工不再靠人传资料
我们为他们构建了基于项目的群组空间，外派员工随时随地都能通过账号访问所需资料。每个操作都有审计记录，谁登录了、谁分享了什么、谁动了文件，一目了然。
✅ 集成禅道，项目文档管理一体化
基于我们的开放接口和集成能力，把禅道项目系统接入平台，做到单点登录、文档统一管理，项目进度和文件同步推进。
04｜他们得到了什么，哪些地方变了
✅ 研发节奏更顺畅
文件统一归口后，员工找资料的效率提升明显，再也不用“跳平台、翻邮箱、查QQ记录”这种上世纪的操作。
✅ 协作方式更安全
文件能预览、不能下载，能查看、不能外传，权限精准、行为留痕，重要资料从此“出门有记录，内部有边界”。
✅ 办公场景更灵活
即使出差、异地办公、外派客户现场，员工也能安全访问平台中的资料，实现远程协作零阻力。
✅ 平台价值更集中
禅道不再是“单兵作战”，和文档管理打通后，项目推进与资料交付同步进行，减少重复劳动、提升平台利用率。
05｜这个故事，并不是特殊情况
谨讯软件的挑战，其实也是很多中小研发型企业正在面对的现实：工具一大堆、系统不打通、文件靠人找、协作靠聊天软件、效率全靠经验撑。
他们的改变，并不是因为预算充足，而是找到了一个能在“现有基础上”落地的新方案。不推翻、不重建、不绕弯，用一个协作平台，把文件这件事管住了、顺好了。
你那边，是不是也有点像他们？
别担心，我们不是来教你怎么“革新”，只是帮你把那些最烦的文件事，先处理好。