01｜他们能搞定AI系统，却搞不定自己公司的文件系统
博芯科技，是一家做人工智能、物联网、智能交通的技术型公司。你见到的高速ETC、智能音视频交互设备、边缘计算终端，说不定背后就是他们在供货。
他们做的是智能化系统，服务的是各地政府、大型企业和海外客户。但令人惊讶的是，他们自己内部的资料管理，却跟不上他们的技术水平。
当时我们听到的几句话很有代表性：
- “文件全都散在每个人的电脑里，谁出差谁就得带U盘、背硬盘。”
- “客户问要哪个版本，我们得在微信群翻半小时找。”
- “代码存在局域网的一台电脑上，没有权限、没有备份、也没有版本控制，谁删了也不知道。”
用一句话总结：他们帮别人做世界级的系统，自己的文件系统却还停留在“靠记忆、靠习惯、靠运气”的阶段。
02｜他们不要网盘，他们要的是“流程能控、资料能追”的系统
博芯并不是没有工具，他们用过各种网盘、IM工具、文档工具。但问题从来不在“有没有工具”，而在于——没有统一流程、没有系统管控、没有协作逻辑。
所以我们给他们部署了一整套赛凡智能云协作平台 · 科研开发型专用方案，一次性解决“文件散、协作难、权限乱”这三个致命问题。
从部署第一天起，变化就开始发生：
首先是文件归档这件事，终于统一了。
每一个项目有自己的空间，每一份客户资料、每一个交付文档、每一轮评审记录都能归到项目里，按时间轴、按标签、按角色都能检索。员工不再用“我的电脑里还有一版”来回答问题了。
其次是协作流程被“系统化”了。
以前传文件靠QQ、靠微信、靠喊人，现在是多人协作空间、按权限分配，谁能上传、谁能审批、谁能下载都有定义。再也没有“传了几个版本谁也搞不清”的情况了。
再来是安全和审计问题被系统兜住了。
客户的交付资料都用加密外链分享，不让下载、自动加水印、有效期控制，谁看过谁操作过都有记录。出了问题，系统能直接给出“谁、什么时候、做了什么”。
最后是研发体系也被统一到了平台上。
我们帮他们集成了 GitLab 和禅道，把“代码管理”和“项目管理”拉通，研发不再需要在两个平台之间跳来跳去。代码版本有控制、权限有分配、协作有流程——这是他们第一次有了真正“工程化”的内部支撑。
03｜从研发到销售，他们都说：“终于不用靠人记了”
系统上线之后，博芯科技整个团队的协作方式发生了质变。
研发人员不再担心代码被误删或找不到历史版本；
销售团队在外地谈客户时，可以随时调用标准方案、客户定制材料，不用等总部发文件；
项目管理者也不再被“资料存哪儿”“上次改了啥”这类问题缠身，所有协作痕迹、版本变更、审批流程系统都留有记录。
目前，这套系统已覆盖他们研发、项目、销售、法务四个核心职能，总计30余人使用，累计资料上传量超过12TB，内部文档全部纳入分类和权限体系中管理。
写在最后：做得了AI交互系统，也该给自己配套点“文件脑子”
博芯科技有一句内部反思挺打动人：“我们以前太专注帮客户做系统，反倒忽略了我们自己内部的系统。”
而现在，这个问题补上了。
他们不再害怕资料散、流程乱、责任不清。每一份方案、每一段代码、每一个交付文件，都变成了能查、能控、能留存的“数字资产”。
我们不是来教你做技术的，我们是来帮你——别让你的技术力，倒在了文件管理上。
如果你做的工作也高度依赖资料、代码、多人协作，那你可能也需要问一句：
“我们现在的文件，是不是太靠人记了？”